Burocrazia
Bureaucracy - English text follows.
Buongiorno a tutti.
Vi ho scritto l’ultima volta un po’ più di due mesi fa. Sono state settimane di lavoro per l’AIE, sia mio che dei membri del Consiglio Direttivo, sia degli amici, che ci stanno aiutando.
Come vi avevo annunciato, stavo lavorando alla nuova rivista.
Sono più cose da fare in contemporanea:
registrare la testata;
chiedere gli articoli da pubblicare. Quando è il caso, rivederli insieme agli autori;
scrivere l’editoriale;
altro lavoro redazionale quando necessario, per esempio scansionare gli ex libris da riprodurre sulla rivista;
mandare gli articoli all’impaginatore (è un amico che lo fa gratuitamente per l’AIE);
sistemare l’impaginazione, leggere e rileggere le bozze, correggere i refusi, eccetera;
avere il preventivo di spesa dallo stampatore;
varie ed eventuali.
La questione della registrazione in tribunale è centrale per capire il ritardo accumulato fin’ora.
Nella versione in inglese, che pubblico sempre di seguito a quella in italiano, dovrò modificare il testo che leggete in italiano, lo dovrò integrare, perché questa situazione per molti amici stranieri è incomprensibile. La registrazione di una testata giornalistica all'estero varia molto a seconda del Paese, ma in generale non segue lo stesso schema rigido presente in Italia, dove la registrazione presso il tribunale è obbligatoria per pubblicare quotidiani e periodici.
In Italia, la registrazione della testata richiede la presentazione di un'istanza autenticata dal proprietario, dall'editore e dal direttore responsabile presso il tribunale competente, che deve includere dettagli come nome, periodicità, sede, tipografia, e deve nominare un direttore responsabile giornalista iscritto all’Ordine (o equivalente) per essere regolamentata legalmente.
Il versamento del denaro relativo ai diritti di cancelleria necessari per la registrazione in tribunale dell’Ex Libris Italiano è stato fatto dall’AIE a metà giugno.
Stefano Arosio, il direttore responsabile designato, alla fine di giugno, previo colloquio telefonico e appuntamento, si è recato in tribunale (evito di citare di quale città, per non farmi nemici gratis) per registrare la testata, con i documenti richiesti in fase di colloquio telefonico (tutti in copia da scansione, con le mie e le sue firme in originale, come concordato) per sentirsi dire, una volta arrivato sul posto, che lo statuto dell'Associazione va portato in copia conforme.
Recupero dunque dallo statuto l’indirizzo del notaio, lo cerco via Internet e lo trovo. Gli scrivo un’email.
Nessuna risposta.
Dopo qualche giorno di attesa chiedo all'Arosio di telefonare al notaio e accertarsi che l’indirizzo di posta elettronica da me usato sia corrente e di capire che fine ha fatto l’email.
Il buon Arosio mi relaziona dopo un paio di giorni. Mi dice di aver chiamato più volte nei due giorni precedenti senza che nessuno dall’altra parte abbia nemmeno alzato la cornetta.
Mando un'altra email.
Siamo nel frattempo alla settimana 2.
Arosio mi informa di essere riuscito a contattare la segretaria del notaio.
Il notaio è in ferie. Email non ricevute. Possiamo mandarne un'altra?
Settimana 3.
Email ricevuta. Al ritorno del notaio dalle ferie ci prepareranno la copia conforme.
Arriviamo alla fine della settimana 3.
Copia pronta.
Siamo in luglio e l’ufficio adotta l’orario estivo, per cui è aperto al pubblico solo il mattino, dalle 9 alle 12.
Ovviamente la settimana 4, per via di stravolgimenti di orario, dati dalle ferie delle mie colleghe e da ben due dimissioni non ancora rimpiazzate, ho la possibilità di andare a ritirare la copia conforme solo di venerdì, quindi al lato pratico è un’altra settimana che se n’è andata.
Incontro Arosio, che si conferma molto disponibile, il giorno successivo, di sabato, e gli consegno la copia conforme.
Il lunedì il buon Arosio parte per l'Elba per lavoro.
Trascorre dunque un’altra settimana. Saremmo ancora in tempo, stiamo parlando di questa settimana, l’ultima settimana di luglio. Il direttore responsabile designato va dunque nuovamente in tribunale. Debbo precisare che nel frattempo abbiamo deciso di cambiare tribunale, dal tribunale della città innominata (no nemici gratis…) passiamo al tribunale di Varese, dove al telefono troviamo una funzionaria cordiale e competente. Che sia la volta buona? Indovinate? Hanno chiesto un ulteriore documento. Ci sono necessari alcuni giorni per produrlo, perché non si tratta di un’autocertificazione ma bisogna andare in altri uffici pubblici per farselo rilasciare. Non sarebbe niente, di fronte a quanto abbiamo già affrontato, se non fosse che siamo arrivati al mercoledì 30 luglio. Non è tutto: la funzionaria delegata ci fa sapere che andrà in ferie sabato, e starà via tutto agosto.
Mi duole annunciare che la rivista, ormai pronta, uscirà a settembre invece che a luglio, come avevo preventivato.
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Nuovo logo.
L’AIE ha un nuovo logo, che ci è stato regalato dal grafico Paolo Faccini. E’ molto simile a quello che avevamo in precedenza, che però ho ereditato in formato piccolo e non vettoriale. Non si presta a ingrandimenti. Questo nuovo è vettoriale e possiamo usarlo dappertutto comodamente. Ringrazio pubblicamente Paolo Faccini per l’aiuto che ci fornisce ed Elio Osler, che ci ha messi in contatto.
Good evening, everyone.
It's been a little over two months since I last wrote to you. The AIE has been working hard over the past few weeks, as have the members of the Board of Directors and our friends who are helping us.
As I announced, I have been working on the new magazine.
There are several things that need to be done at the same time:
register the publication;
request articles for publication. When necessary, I need to review them with the authors;
write the editorial;
do other editorial work as necessary, for example, scanning the bookplates to be reproduced in the magazine;
send the articles to the layout designer (a friend who does this for free for the AIE);
finalise the layout and read and reread the proofs, correcting typos as necessary;
obtain a cost estimate from the printer;
other miscellaneous tasks may also be required.
Registration with the court is key to understanding the accumulated delay.
It's something that I find hard to explain to my friends who aren't Italian. Registration of newspapers abroad varies greatly depending on the country, but generally does not follow the same rigid pattern as in Italy, where registration with the court is mandatory for publishing newspapers and periodicals.
In Italy, registering a newspaper requires the owner, publisher and editor-in-chief to submit an application to the relevant court. This application must be authenticated and include details such as the name of the newspaper, how frequently it will be published, its location and the printing house. The editor-in-chief must also be a member of the relevant professional body in order for the newspaper or magazine to be legally regulated.
In Italy, publishing a newspaper without mandatory court registration constitutes the crime of illegal printing. According to the Press Law (Law No. 47/1948, Art. 16), anyone who publishes a newspaper or other periodical without completing the required registration process is liable to imprisonment for up to two years or a fine.
The AIE made the payment required for the registration of the Ex Libris Italiano with the court in mid-June.
At the end of June, Stefano Arosio, the designated editor-in-chief, went to the court - I don't want to name the city, as I want to avoid making enemies unnecessarily - having arranged an appointment by telephone, to register the publication. He took with him the documents requested during the telephone conversation (scanned copies of all the documents bearing my signature and his original signature, as agreed). However, upon his arrival, he was told that a certified copy of the association's articles of association had to be provided.
I retrieved the notary's address from the articles of association and found it on the Internet. I wrote to the notary.
No reply.
After waiting a few days, I asked Arosio to call the notary to confirm that the email address I had used was still valid, and to find out what had happened to the email.
Arosio reported back to me a couple of days later. He told me that he had called several times over the previous two days, but no one had answered the phone.
I sent another email.
We are now in week two.
Arosio informs me that he has managed to contact the notary's secretary.
The notary is on holiday. Emails not received. Can we send another one?
Week 3.
Email received. When the notary returns, they will prepare the certified copy.
We have reached the end of week 3.
The copy is ready.
It's July, so the office is operating on summer hours and is only open to the public in the morning, from 9 am to 12 am.
Due to schedule changes caused by my colleagues' holidays and two resignations that have not yet been filled, I can only pick up the certified copy on Friday morning in week 4. In practical terms, this means that another week has gone by.
The next day, Saturday, I meet Arosio, who is very helpful (it’s Saturday after all), and give him the certified copy.
On Monday, Arosio leaves for the Isle of Elba on business.
Another week has passed. We are still on schedule, as this week is the last week of July. The editor-in-chief returns to court. In the meantime, we have decided to change courts, moving from the one in the unnamed city (remember, I want to avoid making enemies unnecessarily) to the one in Varese. There, we encountered a friendly and competent official on the phone. Could this be the right time? Guess what? They have requested an additional document. It will take us a few days to produce this document because it is not a self-certification, but must be issued by other public offices. This would be no big deal, given what we have already been through, except that the day is Wednesday, 30 July. To make matters worse, the official in charge has informed us that she is going on holiday on Saturday and will be away for the whole of August.
The magazine is ready, but I regret to announce that its publication date will be in September instead of July, as had been planned.
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New logo
The AIE now has a new logo, gifted to us by graphic designer Paolo Faccini. It is very similar to our previous logo, which I inherited in a small, non-vector format. That logo did not lend itself to enlargement. This new logo is vector-based and can be used anywhere with ease. I would like to publicly thank Paolo Faccini for his help, and Elio Osler for introducing us.